Als u te maken krijgt met non-betaling, dan moet u waarschijnlijk kosten gaan maken om de vordering alsnog te innen. Deze incassokosten kunt u niet zomaar verhalen op de schuldenaar. In de Wet Incassokosten (WIK) is vastgelegd hoe hoog deze kosten zijn en aan welke eisen een procedure moet voldoen.
In de WIK wordt onderscheid gemaakt tussen consumenten en bedrijven. Consumenten, zogenaamde privépersonen, zijn door de wet in belangrijke mate beschermd tegen buitensporige en plotselinge incassokosten. De zogenaamde ‘veertiendagenbrief’ speelt daarin een sleutelrol. Een consument moet volgens de WIK veertien dagen de tijd krijgen om de uitstaande rekening alsnog te voldoen, zonder dat daar bijkomende incassokosten voor verschuldigd zijn. De veertiendagenbrief wordt ingezet als startpunt van deze veertien dagen. En alleen als deze brief op de juiste manier is opgesteld en verstuurd, kan de consument-schuldenaar gehouden worden aan de genoemde incassokosten. Deze kosten hebben een vastgesteld minimum van € 40,- en zijn verder afhankelijk van de hoogte van het schuldbedrag.
Voor bedrijven geldt deze veertiendagenbrief overigens niet. De wet stelt dat bedrijven vanaf één dag ná de afgesproken betalingstermijn al incassokosten verschuldigd zijn. Let wel op met (zeer) kleine bedrijven of eenmanszaken. Die kunnen in sommige gevallen als consument worden gezien, en als dat zo is moet u als schuldeiser toch eerst een veertiendagenbrief versturen als u incassokosten wilt kunnen vorderen.
Onduidelijkheid
Eind 2016 heeft de Hoge Raad een aantal prejudiciële vragen beantwoord rond de veertiendagenbrief, omdat er nogal wat onduidelijkheid bestond onder juristen, incassobureaus en consumenten. Wie moet bijvoorbeeld bewijzen wanneer de veertiendagenbrief is ontvangen? Gaan de veertien dagen die er nog resten om de betaling zonder incassokosten te voldoen, in na ontvangst van de brief of na dagtekening van de brief? En zo waren er nog meer onduidelijkheden die de Hoge Raad heeft proberen weg te nemen.
De Hoge Raad oordeelde overigens in 2014 al dat na het verstrijken van de veertiendagentermijn geen andere incassohandelingen nodig zijn voor het verschuldigd worden van de incassokosten. Na een juiste opstelling en een correcte inzet van de veertiendagenbrief, heeft u als schuldeiser dus aan uw verplichtingen voldaan. Maar aan welke eisen moet deze veertiendagenbrief dan voldoen?
Veertien dagen na ontvangst
Ten eerste is het belangrijk dat u er rekening mee houdt dat niet de dagtekening van de brief of de datum van versturen belangrijk is, maar het moment van ontvangen door de schuldenaar. De bewijslast hiervan ligt bij de schuldeiser. Om te voorkomen dat een wanbetaler simpelweg kan zeggen dat hij de brief nooit heeft ontvangen, kunt u de brief bijvoorbeeld aangetekend versturen. Al is dat, gelet op de kosten en zeker bij kleine vorderingen, niet altijd aantrekkelijk. Maar als u als schuldeiser kunt bewijzen dat u de brief heeft verzonden naar een adres waarvan u redelijkerwijs mocht aannemen dat de schuldenaar daar kon worden bereikt, is dat meestal voldoende.
Verder is de precieze dag van ontvangst van belang. De veertiendagentermijn gaat namelijk in op de dag ná ontvangst van de brief. Over het algemeen wordt ervan uitgegaan dat een brief op de tweede dag na versturen bij de geadresseerde is bezorgd (behalve als die dag op een zondag, maandag of feestdag valt). Als de wanbetalende partij betwist dat hij de brief op een bepaalde datum (of überhaupt) heeft ontvangen, dan ligt de bewijslast bij u als schuldeiser. Om dit soort problemen te voorkomen, kunt u er dus voor kiezen om de brief aangetekend te versturen.
Een veertiendagenbrief mag ook per e-mail worden verstuurd. Als de schuldenaar heeft aangegeven op een bepaald e-mailadres bereikbaar te zijn, mag ervan worden uitgegaan dat deze e-mail hem ook bereikt. Maar let er dan wel op dat dit niet een eenmalige manier van communiceren is met uw schuldenaar. Als u verder al uw correspondentie via de post verstuurt, en alleen deze veertiendagenbrief per e-mail, kan geoordeeld worden dat u niet volgens de gebruikelijke manier met uw schuldenaar heeft gecommuniceerd en is uw veertiendagenbrief wellicht niet rechtsgeldig.
Eisen aan de brief
Misschien nog wel het belangrijkste van de veertiendagenbrief: de inhoud. In de brief moet u aangeven binnen welke termijn (dus veertien dagen na ontvangst van de brief) u betaling verwacht. Welk bedrag de debiteur moet betalen en welke kosten (incassokosten en wettelijke rente) eraan zijn verbonden als de veertiendagentermijn wordt overschreden. Wees zo specifiek en precies mogelijk; niet alleen in uw uiteenzetting van de kosten maar ook in uw taalgebruik. Gebruik dus geen vage of onjuiste bewoordingen als: ‘Betaling binnen veertien dagen na heden’, of: ‘Betaling binnen veertien dagen na verzending van deze brief’. Incassokosten die op deze manier worden aangekondigd, kunnen niet worden opgeëist. U zal dan opnieuw een correcte veertiendagenbrief moeten opstellen waarbij de debiteur een nieuwe veertiendagentermijn krijgt aangeboden om zonder incassokosten de openstaande vordering te voldoen.
Onvolledige betaling
Wat als u nu binnen de gestelde termijn van veertien dagen slechts een deel van uw openstaande vordering betaald krijgt? Is de schuldenaar dan toch de volledige incassokosten verschuldigd over het resterende bedrag? De Hoge Raad heeft geoordeeld dat dit niet het geval is. Alleen de incassokosten over het nog openstaande bedrag kunnen in rekening worden gebracht. In de praktijk zal dit echter vaak niet veel schelen met de volledige incassokosten, aangezien er wordt gewerkt met een forfaitair (vooraf vastgesteld) minimumbedrag van € 40,-. Ook over een kleiner nog openstaand bedrag blijft die € 40,- dus nog steeds opeisbaar.
Lees hier de volledige uitspraak van de Hoge Raad over de veertiendagenbrief
