Betaald een klant niet? De extra tijd die u hieraan kwijt bent kost u geld. U mag hiervoor kosten in rekening brengen. Een korte uitleg over het gebruik van incassokosten.
Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn de kosten die u maakt om een geldvordering alsnog betaald te krijgen omdat de debiteur niet uit zichzelf betaald. Ze gelden als vergoeding voor de extra tijd en/of de extra kosten die u maakt als u bijvoorbeeld een incassobureau inhuurt.
Voor eisers is het goed te weten dat incassokosten niet hetzelfde zijn als incassoprovisie. De incassokosten zijn het bedrag dat u doorberekend aan uw debiteur. De incassoprovisie is de vergoeding die uw incassogemachtigde aan u in rekening brengt voor haar werkzaamheden. De incassokosten zijn ook niet het zelfde als gerechtskosten of proceskosten.
Hoeveel incassokosten kan ik aan een debiteur doorberekenen?
In Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (BIK), is een staffel vastgelegd. De hoogte van de kosten is steeds een percentage van de hoofdsom met een minimum van € 40,- en maximum van € 6.775,-.
De staffel ziet er zo uit:
Als voorbeeld:
Stel u heeft een vordering van € 3.750,-. Dan kunt u voor die vordering € 375,- (15% uit € 2.500,-) + € 125,- (10% uit € 1.250,-) = € 500,- aan incassokosten rekenen.
Bij een vordering van € 12.500,- komt u zo uit op € 900,-. (€ 375,- + € 250,- +€ 250,- + € 25,- (1% uit € 2.500,-)).
Wanneer kunt u incassokosten rekenen?
Het moment vanaf wanneer u incassokosten in rekening kunt brengen is bij een consument anders dan bij een ondernemer/onderneming (iemand die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf).
Incassokosten bij een vordering op een consument
Incassokosten voor consumenten zijn gebaseerd op artikel 96 lid 2 sub c van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek (art. 6:96 lid 2 sub c BW):
[…]
2. Als vermogensschade komen mede voor vergoeding in aanmerking:
[…]
c. redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte.
Het tijdstip wordt bepaald door artikel 6:96 lid 6 BW:
6. De vergoeding volgens de nadere regels kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 81, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning.
In gewoon Nederlands betekent dit dat als de debiteur een consument (natuurlijke persoon) is, de incassokosten niet eerder in rekening gebracht kunnen worden dan nadat die debiteur ná het verstrijken van de betaaltermijn als nog schriftelijk wordt aangemaand om te betalen met een termijn van 14 dagen. Pas na het verstrijken van die 14 dagen kunnen incassokosten in rekening worden gebracht.
Het is lastig geworden voor debiteuren om te ontkennen dat zij deze 14 dagen brief hebben ontvangen. Na een eerdere uitspraak van de Hoge Raad is komen vast te staan hoe deze duur van 14 dagen moet worden berekend. De brief moet naar een adres worden gestuurd waarvan de eiser redelijkerwijs mag aannemen dat de schuldenaar daar kan worden bereikt. Dan rekening houdende met de tijd die nodig is voor de postverzending (gelet op zondagen, maandagen en officiële feestdagen), kan de eiser er ongeveer 19 dagen na verzending van uitgaan dat de 14 dagen brief door de debiteur is ontvangen. De 14 dagen beginnen vanaf de dag ná de dag van ontvangst te lopen. Om misverstanden te voorkomen kunt u het beste een uiterste vervaldatum noemen 18-19 dagen na de dagtekening van de brief.
Dit heeft het vorderen van incassokosten in Nederland, behoorlijk vergemakkelijkt ingeval een gerechtelijke procedure moet worden gestart. Maar het is wel zaak je als eisende partij strak aan de regels te houden. Doe je dit niet dan wordt een eis voor incassokosten sowieso afgewezen. De 14-dagenbrief dient als bewijs hiervoor. Sla deze brief dan ook altijd op op een manier waarop deze te reproduceren is.
Incassokosten bij een vordering op een bedrijf
De staffel die hiervoor is weergegeven, is ‘regelend recht’ als het om een vordering op een bedrijf gaat. Dit houdt in dat partijen van deze staffel mogen afwijken door andere afspraken te maken in hun overeenkomst, bijvoorbeeld door een clausule in de algemene voorwaarden op te nemen. Is er niets afgesproken over de hoogte van incassokosten dan geld de staffel. Een onderbouwing van de kosten zeker als deze hoger zijn dan de staffel blijft wel nodig.
De regels van de kostenloze 14-dagenbrief zijn niet op zakelijke vorderingen van toepassing. Voor vorderingen op bedrijven is de Europese verordening 2011/7/EU van toepassing die per 1 juli 2017 in de Nederlandse wetgeving is geïntegreerd.
Incassokosten kunnen in principe dan ook meteen in rekening worden gebracht na de vervaldatum. Het is echter aan te raden dit pas in een later stadium te doen nadat u vruchteloos om betaling heeft verzocht.
Samenvatting
De misvatting bestaat dat altijd eerst herinneringen en/of aanmaningen of een ingebrekestelling verplicht zijn voordat een incassobureau kan worden ingeschakeld.
Bij een vordering op een consument (B2C) bent u aan een aantal regels gebonden en dient u een aantal stappen te doorlopen. Vraag ons waar u op moet letten.
Bij een vordering op een bedrijf (B2B) dan kunt u in principe meteen na afloop van de betaaltermijn naast rente ook incassokosten in rekening brengen. Echter, als u hierover niets in uw algemene voorwaarden heeft staan dan bent u aan de regels voor consumenten gebonden en daarmee beperkt in hoeveel u kunt berekenen.
De hoogte van het bedrag voor incassokosten is bij consumenten gebonden aan een staffel met een minimum van € 40,-. In principe zijn handelstransacties (B2B) niet gebonden aan deze staffel maar dan moet en voor incasso e.d. een clausule in de algemene voorwaarden zijn opgenomen.
